Wednesday, March 14, 2007

บัญชี 1





บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบัญชี



ความนำ
การบัญชี เริ่มมีการใช้ครั้งแรกอย่างไม่เป็นทางการ ในประเทศอิตาลี ตั้งแต่ปี ค.ศ. 1494 ประมาณกลางปี ค.ศ.1800 เริ่มเป็นวิชาชีพ ที่ประเทศอังกฤษ ต่อมาได้เกิดกลุ่มวิชาชีพทางบัญชี เรียกว่า Chartered Accountants ในประเทศสหรัฐอเมริกา ในปี ค.ศ. 1886 ในอดีตการบัญชี ก่อนปี ค.ศ. 1900 มักจะเป็นในลักษณะการบัญชีบริหาร ซึ่งมีจุดประสงค์ในการให้ข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหารส่วนการรายงานข้อมูลทางการเงิน ให้กับผู้ถือหุ้น เจ้าหนี้ หรือผู้ที่เกี่ยวข้องจะมีน้อยมาก1 การชักชวนให้กิจการที่มีหุ้นจำหน่ายในตลาดหุ้นเสนองบการเงินจะไม่ค่อย ได้รับความร่วมมือ เท่าใดนักเพราะผู้บริหารเกรงว่าบุคคลภายนอกหรือคู่แข่งจะล่วงรู้ข้อมูลทางการเงินของกิจการตนเอง ต่อมาภายหลังจาก Seccurities and Exchange Commission (SEC) ได้ออกกฏบังคับให้กิจการที่จดทะเบียนกับตลาดหลักทรัพย์ ต้องรายงานทางการเงินเสนอต่อผู้ถือหุ้น และบุคคลภายนอก ที่สนใจเป็นรายงวด การเปิดเผยข้อมูลทางการเงินของกิจการจึงเริ่มแพร่หลาย

ความหมายของการบัญชี
งานด้านบัญชี เป็นการให้บริการโดยการสื่อข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจไปยังบุคคลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ความหมายของการบัญชี มีคำจำกัดความไว้จำนวนมากมาก เช่น คำจำกัดความของสมาคมนักบัญชีแห่งประเทศสหรัฐอเมริกา (AICPA) ได้ให้คำจำกัดความ ของการบัญชีว่า การบัญชี (Accounting) เป็นศิลปะของการจดบันทึกรายการหรือเหตุการณ์ (Recording) และรายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงิน ไว้ในรูปของเงินตรา จัดหมวดหมู่ (classifying) รายการเหล่านั้น ทำการสรุปผล (Summarizing) รวมทั้งตีความหมาย (Interpreting) ของผลนั้น1
คณะอนุกรรมการบัญญัติศัพท์บัญชีของสมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชี รับอนุญาตแห่งประเทศไทย ได้ให้คำจำกัดความของการบัญชีว่า เป็นศิลปของการเก็บรวบรวมบันทึกและนำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีก็คือ การให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้สนใจในกิจกรรมของกิจการ


การบัญชี หมายถึง การวิเคราะห์ จดบันทึกรายการค้าไว้เป็นหมวดหมู่และประเภท รวมถึงรายการอื่นที่เกี่ยวข้องเพื่อนำข้อมูลดังกล่าว มาสรุปผลการดำเนินงานและแสดงฐานะทางการเงินของกิจการแต่ละรูปแบบ


การบัญชี หมายถึง ศิลปะวิชาการ และหน้าที่งานเกี่ยวกับการเริ่มรายการและเหตุการณ์ทางการเงิน โดยใช้หน่วยเป็นเงินตราการตรวจสอบ อนุมัติ การจดบันทึก การจัดหมวดหมู่ การเรียบเรียง การสรุปผล การวิเคราะห์ การตีความการแปลความของผลดังกล่าว และการเสนออย่างมี หลักเกณฑ์ตามความต้องการของฝ่ายบริหารและการดำเนินงานของกิจการเพื่อประโยชน์ในการจัดทำรายงานที่จะต้องเสนอ ตามหน้าที่ความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย

วัตถุประสงค์ของการบัญชี
ในการจัดทำบัญชีมีวัตถุประสงค์หลายประการ เช่น
- เพื่อเป็นหลักฐานในการอ้างอิง
- เพื่อเป็นข้อมูลในการตัดสินใจ
- เพื่อเป็นเครื่องมือในการควบคุมสินทรัพย์ของกิจการ
- เพื่อปองกันการผิดพลาดในการปฏิบัติงาน
- เพื่อจะได้ทราบผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการ


ประโยชน์ของการบัญชี
ผู้ประกอบกิจการธุรกิจมีความจำเป็นต้องจัดทำบัญชีไว้ เพื่อประโยชน์หลายประการเช่นเพื่อยื่นต่อทางการตามกฎหมาย และเพื่อเสียภาษีอากรให้ถูกต้อง แล้วยังใช้ประโยชน์ด้านอื่นเช่น
- การควบคุม
- การบริหาร
- การตัดสินใจ
- ความถูกต้องของข้อมูล
- ขอเครดิตจากสถาบันการเงิน



TOP





พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 10 สิงหาคม 2543 ซึ่งจะมีผลทำให้กฎหมายบัญชีหรือประกาศของคณะปฏิบัติ ฉบับที่ 285 ถูกยกเลิกไป พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 ได้ออกมาบังคับใช้เพื่อให้การจัดทำบัญชีของธุรกิจถูกต้องซึ่งจะมีผลทำให้ข้อมูล ในงบการเงินเชื่อถือได้และนำไปใช้ประโยชน์สำหรับผู้ที่เกี่ยวข้อง พระราชบัญญัติฉบับนี้ได้มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคคลที่เกี่ยวข้องในการจัดทำบัญชีของธุรกิจไว้เป็น 2 ส่วน ดังนี้ 1. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี 2. ผู้ทำบัญชี
1. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี หมายถึง ผู้มีหน้าที่จัดให้มีการทำบัญชีตามพระราชบัญญัตินี้คือ
- ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน หมายถึง ห้างหุ้นส่วนจำกัด และห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล
- บริษัทจำกัด
- บริษัทมหาชน จำกัด
- นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายของต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย
- กิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฏากร
- สถานที่ประกอบธุรกิจเป็นประจำ (หมายถึง สถานที่ที่มีวัตถุประสงค์ในการแยกสถานประกอบการออกไปจากสำนักงานใหญ่ โดยมีสถานที่และพนักงานประจำและมีวัตถุประสงค์ในการดำเนินการที่จะก่อให้เกิดรายได้)
- บุคคลธรรมดา ห้างหุ้นส่วนสามัญ ตามที่รัฐมนตรีได้ประกาศกำหนด คือ ผู้ผลิต ผู้จำหน่าย ผู้มีไว้เพื่อจำหน่าย ผู้นำเข้ามาในราชอาณาจักร หรือผู้ส่งออกไปนอกราชอาณาจักร ซึ่งประเภทสินค้าแถบเสียง แถบวีดีทัศน์ เป็นผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี

2.หน้าที่ความรับผิดชอบของ “ ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ” เนื่องจาก “ ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ” จะเป็นผู้มีส่วนที่จะบริหารงานเกี่ยวกับการจัดทำบัญชีในธุรกิจของตนให้เป็นไปอย่างถูกต้องตามพระราชบัญญัติ ฉบับนี้ได้ กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบไว้อย่างชัดเจนเกี่ยวกับการจัดทำบัญชีไว้ โดยจัดให้มีการทำบัญชีเมื่อมีการประกอบธุรกิจ โดยจะต้อง ควบคุมดูแลให้มีการปฏิบัติตามรายละเอียด หลักเกณฑ์และวิธีการที่กำหนด ดังนี้

การจัดทำบัญชี เริ่มจัดทำบัญชีตามวันที่กำหนด ดังนี้
- ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล บริษัทจำกัด หรือบริษัทมหาชนจำกัดเริ่มทำบัญชี นับตั้งแต่วันที่ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลตามกฏหมาย
- นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฏหมายของต่างประเทศ และประกอบธุรกิจในประเทศไทย กิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร
- สถานประกอบธุรกิจเป็นประจำ ให้เริ่มทำบัญชีนับตั้งแต่วันที่เริ่มต้นประกอบธุรกิจ ซึ่งหมายความถึงวันเริ่มมีรายการทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ ประเภทของบัญชีที่ต้องจัดทำ
- ให้จัดทำบัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท ตามประกาศกรมทะเบียนการค้า ที่ออกตามความในพระราชบัญญัติฯ กำหนดในมาตรา 7(1)……*

การลงรายการในบัญชี
- จะต้องมีข้อความและรายการในบัญชี ตามประกาศกรมทะเบียนการค้าที่ออกตามความในพระราชบัญญัติฯ กำหนดในมาตรา 7(2)……*
- จะต้องลงรายการในบัญชีตามระยะเวลาที่กำหนด ตามประกาศกรมทะเบียนการค้าที่ออกตามความในพระราชบัญญัติฯ กำหนดในมาตรา 7(3)……..*
- จะต้องลงรายการในบัญชีเป็นภาษาไทย หากลงเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับ หรือลงรายการเป็นรหัสบัญชี ให้มีคู่มือแปลรหัสบัญชีเป็นภาษาไทยไว้
- จะต้องลงรายการด้วยหมึก ดีดพิมพ์ ตีพิมพ์ หรือทำด้วยวิธีอื่นที่ได้ผลในทำนองเดียวกัน
- จะต้องจัดให้มีการทำบัญชีเพื่อให้มีการแสดงผลการดำเนินงานและฐานะการเงิน ฯลฯ ตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานการบัญชี โดยมีเอกสารประกอบการลงบัญชีที่ถูกต้องและครบถ้วนและเอกสารประกอบการลงบัญชีจะต้องมีรายการและข้อความตามประกาศกรมทะเบียนการค้าที่ออกตามพระราชบัญญัติฯ กำหนดในมาตรา 7(4)…….*


บัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีต้องจัดเก็บไว้ ณ สถานที่ประกอบธุรกิจ ดังนี้
- สถานที่ทำการ
- สถานที่ผลิตสินค้าหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ
- สถานที่ใช้ทำงานเป็นประจำ
- สถานที่ในราชอาณาจักรที่ได้มีการเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อจัดทำบัญชีไปยังสถานที่ตาม 1.3.1-1.3.3 แล้วหากนำบัญชีและเอกสารฯ ไปเก็บไว้ที่อื่นนอกจากข้อ 1.3.1-1.3.3 ต้องขออนุญาตต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี
- บัญชีและเอกสารฯ สูญหายหรือเสียหายจะต้องแจ้งภายใน 15 วัน นับตั้งแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายเสียหายนั้น การแจ้งให้แจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชี หรือสารวัตรบัญชี
- บัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีจะต้องจัดเก็บไว้ 5 ปี ตั้งแต่วันปิดบัญชี
- นิติบุคคลต่างประเทศ กิจการร่วมค้าฯ บุคคลธรรมดาที่รัฐมนตรีกำหนดให้จัดทำบัญชีเมื่อเลิกกิจการจะต้องส่งมอบบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี ภายในเก้าสิบวัน นับแต่วันเลิกประกอบธุรกิจ

การปิดบัญชี
- ปิดบัญชีทุก 12 เดือน
- กรณีที่ปิดบัญชีไม่ครบ 12 เดือน คือ- รอบปีบัญชีแรก- รอบปีบัญชีที่ได้ขออนุญาตเปลี่ยนวันสิ้นสุดต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี
- สถานที่ประกอบธุรกิจเป็นประจำ ซึ่งมีหน้าที่จะต้องจัดทำบัญชีตามพระราชบัญญัตินี้ จะต้องปิดบัญชีพร้อมกับสำนักงานใหญ่

การจัดทำและจัดส่งงบการเงิน
งบการเงิน หมายถึง รายงานผลการดำเนินงาน ฐานนะการเงิน หรือ การเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการ ไม่ว่าจะรายงานโดยงบดุล งบกำไรขาดทุน งบกำไรสะสม งบกระแสเงินสด งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น งบประกอบ หรือหมายเหตุประกอบงบการเงิน หรือคำอธิบายอื่นซึ่งระบุไว้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของงบการเงิน

การจัดทำงบการเงินจะต้องเป็นไปตามรายการย่อ คือ รายการที่ควรจะต้องแสดง ซึ่งจะต้องกำหนดโดยอธิบดีกรมทะเบียนการค้าโดยความเห็นชอบ ของรัฐมนตรี (ซึ่งจะเริ่มใช้สำหรับงบการเงินของรอบปีบัญชีสิ้นสุดในหรือหลังวันที่…….)* งบการเงินต้องตรวจสอบและแสดงความเห็น โดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตโดยมีข้อยกเว้นสำหรับการเงินของห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล ที่มีทุนสินทรัพย์หรือรายได้ไม่เกินกำหนดในกฎกระทรวงไม่ต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ตรวจสอบแต่ในการยื่นเสียภาษี ประจำปี ต่อกรมสรรพากรจะต้องยืนงบการเงินที่ตรวจสอบและแสดงความเห็น โดย “ผู้ตรวจสอบและรับรองบัญชี” ซึ่งจะเป็น “ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต” หรือ “ผู้สอบบัญชีภาษีอากร” ก็ได้ (ข้อยกเว้นนี้จะเริ่มสำหรับงบการเงินของรอบปีบัญชีสิ้นสุดในหรือหลังวันที่………**


ความนำ
งบทดลอง (Trial Balance) คือ งบที่ทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี แต่การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไปการผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภท และการหายอดคงเหลือด้วยดินสอ
จากรายการค้าทุกรายการ จะบันทึกโดยเดบิตบัญชีต่างๆ เป็นจำนวนเงินรวมกันเท่ากับจำนวนเงินรวมที่เครดิตไว้ในบัญชีต่างๆ ดังนั้น ผลรวมด้านเดบิต ของทุกบัญชี ควรจะต้องเท่ากับผลรวมด้านเครดิตของทุกๆบัญชี หรืออีกนัยหนึ่งคือผลรวมของทุกบัญชีที่มียอดคงเหลือเดบิตจะต้องเท่ากับ ผลรวมของทุกบัญชีที่ยอดคงเหลือเครดิต
การหายอดคงเหลือด้วยดินสอ (Pencil Footing) หลังจากจากผ่านรายการจากจามสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภทแล้ว ขั้นต่อไปคือการหายอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทโดยทั่วไปนิยม หาด้วยดินสอเพื่อป้องกันการผิดพลาดและหากต้องการแก้ไขก็จะทำได้โดยสะดวก
ขั้นตอนในการทำ- รวมยอดทางด้านเดบิตและเครดิต- นำมาลบเพื่อหายอดคงเหลือ- นำผลลัพธ์ที่ได้ไปเขียนไว้ทางด้านที่เหลืออยู่คือด้านที่มากกว่า

การทำงบทดลอง มีขั้นตอนดังนี้
- เขียนหัวงบทดลอง
- บรรทัดที่ 1 ชื่อกิจการบรรทัดที่ 2 คำว่า งบทดลองบรรทัดที่ 3 วันที่
- ลอกชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีลงในช่องชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีตามลำดับ นิยมเรียงลำดับโดยเรียงจากบัญชีหมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่ายนำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภท ไปใส่ในช่องเดบิตและเครดิต- ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ให้นำไปใส่ช่องเดบิต
* ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเครดิต ให้นำไปใส่ช่องเครดิต
* รวมยอด ยอดรวมทั้งสองด้านทั้งด้านเดบิตต้องเท่ากับด้านเครดิต
การแก้ไขเมื่องบทดลองไม่ลงตัว
หลังจากที่จัดทำงบทดลองแล้ว ถ้างบทดลองไม่ลงตัว คือยอดรวมช่องเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน ต้องดำเนินการแก้ไขและค้นหาจุดที่ผิดพลาด ซึ่งส่าเหตุที่ทำให้งบทดลองไม่ลงตัวมีหลายสาเหตุ เช่น รวมยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทผิด ใส่จำนวนเงินผิด ใส่จำนวนเงินผิดช่อง นำยอดคงเหนือจากบัญชีแยกประเภทมาใส่ในงบทดลองไม่ครบถ้วน ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภทไม่ครบถ้วน ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภทโดยใส่จำนวนเงินไม่เท่ากัน จำนวนเงินที่บันทึกในรายวันทั่วไปด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน เป็นต้น

การที่งบทดลองไม่ลงตัวนั้นอาจจะมีข้อผิดพลาดเพียงประการเดียวหรือหลายประการประกอบกันก็ได้ ซึ่งข้อผิดพลาดต่างๆอาจจะเกิดขึ้นในขั้นตอน การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปหรือสมุดแยกประเภทก็ได้ การที่จะค้นหาข้อผิดพลาดให้พบอย่างรวดเร็ว อาจจะทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
ตรวจสอบการรวมตัวเลขทั้งช่องเดบิต และช่องเครดิตของงทดลองโดยการลองบวกย้อนทิศทางกับที่เคยบวกในครั้งแรกถ้าหาก รวมตัวเลขใหม่อีกครั้ง แล้วยังไม่พบข้อผิดพลาด คืองบทดลองยังไม่ลงตัว ขอให้สังเกตตัวเลขที่แตกต่างกันระหว่างช่องเดบิตและเครดิต ว่าหารด้วย 9 ลงตัวหรือไม่ ถ้าผลต่างเป็นตัวเลขที่หารด้วย 9 ลงตัวความผิดพลาดอาจจะเนื่องจากการลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทไปยังงบทดลอง สลับที่กันระหว่าง หลักหน่วยและหลักสิบ เช่น ตัวเลข 2175 แต่ลอกผิดเป็น 2157 ผลต่าง 18 เป็นตัวเลขที่ 9 หารได้ลงตัว
ดังนั้น ให้เราตรวจสอบ ในลักษณะนี้เสียก่อนว่าใช่หรือไม่ หรือถ้าผลต่างเป็นตัวเลขที่ 9 หารได้ลงตัวความผิดพลาดอาจเนื่องมาจากการวางหลักทศนิยมในงบทดลอง ไม่ตรงกับในบัญชีแยกประเภท เช่น ในบัญชีแยกประเภทมียอดคงเหลือ 2,175 แต่เราลอกมาใส่ในงบทดลองด้วยจำนวน 21.75 เช่นนี้ผลต่าง 2,153.25 หารด้วย 9 ลงตัวเช่น เพราะฉะนั้น จึงสรุปได้ว่า ถ้าผลต่างระหว่างช่องรวมเดบิตและเครดิตในงบทดลองเป็นจำนวนที่หารด้วย 9 แล้วลงตัว ความผิดพลาดอาจเป็นได้ใน 2 ลักษณะ คือ ลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทมางบทดลองสลับตำแหน่งกัน เช่น 45 เป็น 54ลอกตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทมางบทดลอง โดยวางหลักทศนิยมไม่ตรงกัน เช่น 450 เป็น 4.50
เทคนิคอีกอันหนึ่งที่จะทำให้หาข้อผิดพลาดได้รวดเร็วนอกจากวิธีที่กล่าวมาแล้ว คือ ถ้าตัวเลขที่แตกต่างกันหารด้วย 9 ไม่ลงตัวความผิดพลาด อาจจะไม่ใช้ในลักษณะที่กล่าวมาแล้ว แต่อาจเป็นเพราะลอกยอดคงเหลือด้านเดบิตมาไว้ด้านเครดิตในงบทดลอง หรือลอกยอดคงเหลือ ด้านเครดิตมา ไว้ด้านเดบิตในงบทดลอง ความผิดพลาดในลักษณะนี้ เราจะสังเกตได้โดย พยายามดูรายการต่าง ในงบทดลองว่ามีรายการ ใดที่ตัวเลขเป็น ครึ่งหนึ่งของตัวเลขผลต่างหรือไม่ รายการนั้นเราอาจลอกยอดคงเหลือสลับข้างกันก็ได้ เช่น เครื่องใช้สำนักงานมียอดคงเหลือด้านเดบิต 420 บาท เราลอกไปใส่ไว้ในงบทดลองด้านเครดิต 420 บาท เช่นนี้ผลต่างในงบทดลองจะเป็น 840 ให้เราเอา 2 หาร ตัวเลขผลต่างคือ 840 จะได้ 420 แล้วนำตัวเลข 420 ไปตรวจสอบกับรายการต่างๆ ในงบทดลองว่ามีรายการใดมียอดคงเหลือ 420 บาทบ้าง แล้วดูว่ามีการลอกตัวเลขนี้ออก มาใส่ในงบทดลองในลักษณะสลับข้างหรือไม่
นอกจากใช้เทคนิคเอา 2 หารผลแตกต่างแล้ว อาจจะตรวจสอบโดยตรวจรายการค้ามีรายการใดที่ตัวเลขเท่ากับผลแตกต่างบ้างเพราะความผิดพลาด ในลักษณะนี้อาจจะเป็นว่ามีบางรายการค้า เราเดบิตไปบัญชีแยกประเภทหนึ่งแล้ว แต่ลืมเครดิตอีกบัญชีหนึ่ง หรือตรงกันข้าม ตัวอย่างเช่น ถ้าผลต่างเป็น 840 บาท และลืมเครดิตบัญชีเงินสด 840 บาท เช่นนี้ก็จะทำให้เกิดผลแตกต่างงบทดลองไม่ลงตัว มียอดรวมด้วยเดบิตมากกว่าด้านเครดิต อยู่ 840 บาท เป็นต้น
ตรวจสอบตัวเลขคงเหลือในบัญชีแยกประเภทต่างๆกับที่ลอกมาใส่ในงบทดลองว่าถูกด้านและจำนวนถูกต้องแล้วคำนวณยอดคงเหลือในแต่ละบัญชีแยกประเภทเสียใหม่ ติดตามดูการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท โดยพยายามดูทั้งในแง่ของจำนวนเงิน และการเดบิต เครดิต ว่าถูกต้องเหมือนกันหรือไม่ ถ้ายังไม่พบข้อผิดพลาดขั้นสุดท้ายคือตรวจการวิเคราะห์รายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป ว่าได้วิเคราะห์โดยถูกต้องตามหลักบัญชีคู่หรือไม่ คือแต่ละรายการค้าได้บันทึกตัวเลขด้านเดบิตเท่ากับด้านเครดิตหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การที่งบทดลองลงตัว มิได้แปลว่าการบันทึกบัญชีถูกต้องเสมอไปเช่นการบันทึกรายการด้วยจำนวนเงิน ที่เท่ากันทั้งด้านเดบิต และเครดิตแต่กำหนดชื่อบัญชีผิด การบันทึกรายการโดยใส่จำนวนเงินผิดทั้งด้านเดบิตและเครดิต การลืมบันทึกบัญชี เหล่านี้ก็อาจทำให้งบทดลอง ลงตัวได้เช่นกัน



การกลับรายการปรับปรุง ข้อผิดพลาดและการแก้ไขข้อผิดพลาด
การปรับปรุงรายการบัญชี ณ วันสิ้นงวด (Adjusting Entries)
สาเหตุที่ต้องทำการปรับปรุงรายการ
1. ต้องการปรับปรุงรายการที่บันทึกบัญชีไว้แล้ว แต่รายการเหล่านั้นมีผลต่อเนื่องถึงงวดบัญชีถัดไป เช่น ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า รายได้รับล่วงหน้า
เป็นต้น
2. ต้องการปรับปรุงรายการที่เกิดขึ้นแล้วแต่กิจการยังไม่ได้บันทึกบัญชีเช่น วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้ค้างรับ ค่าเสื่อมราคา เป็นต้น
ประเภทของรายการปรับปรุงมีดังต่อไปนี้ :
1. วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป
2. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
3. รายได้ค้างรับ
4. ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
5. รายได้รับล่วงหน้า
6. หนี้สงสัยจะสูญ
7. ค่าเสื่อมราคา

1. วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป (Supplies Used Expense)
“วัสดุสิ้นเปลือง” ถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน (หมวด 1) ของกิจการ เมื่อใช้ไปแล้ว สินทรัพย์นี้จะหมดสิ้นไป เช่น วัสดุสำนักงาน เครื่องเขียน วัสดุโรงงาน ดังนั้นเมื่อใช้ไปแล้วจะถือส่วนนั้นเป็นค่าใช้จ่าย (หมวด 5) เรียกว่า “วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป”
คำนวณวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป :
วัสดุสิ้นเปลืองคงเหลือต้นงวด xx
บวก : ซื้อเพิ่มระหว่างงวด xx
xx
หัก : วัสดุสิ้นเปลืองคงเหลือปลายงวด xx
วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป xx

การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป

กรณีที่ 1
ณ วันที่ซื้อบันทึกไว้เป็นสินทรัพย์ :
Dr. วัสดุสิ้นเปลือง xx
Cr. เงินสด xx
รายการปรับปรุง :
Dr. วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป xx
Cr. วัสดุสิ้นเปลือง xx
(จำนวนที่ใช้ไป)
กรณีที่ 2
ณ วันที่ซื้อบันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่าย :
Dr. วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป xx
Cr. เงินสด xx
รายการปรับปรุง :
Dr. วัสดุสิ้นเปลือง xx
Cr. วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป xx
(จำนวนวัสดุคงเหลือปลายงวด)
2. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expense)
คือ ค่าใช้จ่าที่เกิดขึ้นแล้ว หรือที่กิจการได้ใช้ประโยชน์แล้วในระหว่างงวด บัญชี แต่กิจการยังไม่ได้จ่ายเงิน และยังไม่ได้บันทึกบัญชี ดังนั้นต้องปรับปรุงบัญชีโดย บันทึกรับรู้ “ค่าใช้จ่าย”ที่เกิดขึ้น (หมวด 5 ) และบันทึก “ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย” (หมวด 2) เป็นหนี้สินหมุนเวียน ดังนี้
รายการปรับปรุง:
Dr. ค่าใช้จ่าย xx
Cr. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย xx
3. รายได้ค้างรับ (Accrued Revenue)
คือ รายได้ที่เกิดขึ้นแล้ว หรือกิจการได้ให้บริการหรือได้รับผลประโยชน์อื่นแก่บุคคลภายนอกไปแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้รับชำระเงิน และยังไม่ได้บันทึกบัญชี ดังนั้นต้องปรับปรุงบัญชีโดยรับรู้ “รายได้” ที่เกิดขึ้น (หมวด 4 ) และบันทึก “รายได้ค้างรับ” (หมวด 1) เป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ดังนี้
รายการปรับปรุง:
Dr. รายได้ค้างรับ xx
Cr. รายได้ xx
4. ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expense)
คือ รายจ่ายที่จ่ายไป สำหรับสินทรัพย์หรือบริการไปก่อนแล้ว โดยจะได้รับประโยชน์ในอนาคต และจะหมดประโยชน์ในระยะเวลาสั้นๆ เมื่อสิ้นงวดต้องปรับปรุงเพื่อรับรู้ค่าใช้จ่ายประจำงวด (หมวด 5 ) และรับรู้รายจ่ายเฉพาะส่วนที่เป็น “ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า” (หมวด 1 ) เป็นสินทรัพย์หมุนเวียน

การบัญชีสำหรับ ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
กรณีที่ 1
ณ วันที่จ่ายเงินบันทึกไว้เป็น
ค่าใช้จ่ายทั้งจำนวน :
Dr. ค่าใช้จ่าย xx
Cr. เงินสด xx
รายการปรับปรุง :
Dr. ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า xx
Cr. ค่าใช้จ่าย xx
(นับตั้งแต่วันสิ้นงวดถึง วันครบกำหนด)
กรณีที่ 2
ณ วันที่จ่ายเงินบันทึกไว้เป็น
สินทรัพย์ทั้งจำนวน :
Dr. ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า xx
Cr. เงินสด xx
รายการปรับปรุง :
Dr. ค่าใช้จ่าย xx
Cr. ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า xx
(นับแต่วันเริ่มสัญญาจนถึงวันสิ้นงวด)

5. รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Revenue)
คือรายได้ที่กิจการรับเงินมาล่วงหน้า เฉพาะส่วนที่ยังถือเป็นรายได้ในรอบระยะเวลาบัญชีปัจจุบันไม่ได้ โดยกิจการมีภาระผูกพันที่จะต้องให้บริการหรือผลประโยชน์กับบุคคลอื่น ในงวดบัญชีถัดไป และจะถือเป็นรายได้ของรอบระยะเวลาบัญชีต่อๆ ไป
“รายได้รับล่วงหน้าจัดเป็นหนี้สินหมุนเวียน (หมวด 2 ) ในงบดุล
การบัญชีสำหรับ รายได้รับล่วงหน้า

กรณีที่ 1
ณ วันที่จ่ายเงินบันทึกไว้เป็น
รายได้ทั้งจำนวน :
Dr. เงินสด xx
Cr. รายได้ xx
รายการปรับปรุง :
Dr. รายได้รับล่วงหน้า xx
Cr. รายได้ xx
(นับแต่วันเริ่มสัญญาจนถึงวันสิ้นงวด)

กรณีที่ 2
ณ วันที่จ่ายเงินบันทึกไว้เป็น
หนี้สินทั้งจำนวน :
Dr. เงินสด xx
Cr. รายได้รับล่วงหน้า xx
รายการปรับปรุง :
Dr. รายได้ xx
Cr. รายได้รับล่วงหน้า xx
(นับตั้งแต่วันสิ้นงวดถึง วันครบกำหนด)

6. หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts หรือ Doubtful Debt)
ยอดลูกหนี้ของกิจการอาจมีส่วนหนึ่งที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ได้ตามกำหนด เพื่อให้งบการเงินแสดงฐานะการเงินใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุด กิจการจึงต้องทำการประมาณการจำนวนลูกหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บเงินไม่ได้ เรียกว่า “หนี้สงสัยจะสูญ” (หมวด 5)ขึ้นมาเป็นค่าใช้จ่ายของงวดบัญชี
และจำนวนที่กันไว้นี้จะบันทึกเป็นบัญชีปรับมูลค่า เรียกว่า “ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ” (หมวด 1 ยอดดุล Cr.) ซึ่งเป็นรายการหักจากบัญชีลูกหนี้ในงบดุล
เพื่อให้ยอดคงเหลือของลูกหนี้เป็นมูลค่าสิทธิที่คาดว่าจะเก็บเงินได้
การแสดงรายการในงบดุล
สินทรัพย์หมุนเวียน
ลูกหนี้ xx
หัก : ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ xx xx

การบัญชีสำหรับลูกหนี้ที่คาดว่าไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ มี 2 ลักษณะคือ
1. วิธีตัดจำหน่ายตรง (Direct Write-off)
เมื่อไม่สามารถเก็บเงินจากลูกหนี้ได้ กิจการจะทำการตัด “ลูกหนี้” ออกจากบัญชี โดยบันทึกเป็น “หนี้สูญ” (Bad Debt) โดยตรง ซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ (หมวด 5)
การบันทึกบัญชี
Dr. หนี้สูญ xx
Cr. ลูกหนี้ xx
วิธีนี้ใช้กรณีที่กิจการไม่ได้มีการตั้งประมาณการหนี้สงสัยจะสูญไว้

2. วิธีตั้งประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
กิจการจะใช้วิธีประมาณการจำนวนหนี้ที่คาดว่าจะเก็บเงินไม่ได้ เช่น %ต่อยอดขาย หรือ %ต่อยอดลูกหนี้ โดยตัดเป็นค่าใช้จ่าย และตั้งสำรองเป็นบัญชีปรับมูลค่า เพื่อแสดงเป็นรายการหัก “บัญชีลูกหนี้” ในงบการเงิน
การบันทึกบัญชี
Dr. หนี้สงสัยจะสูญ xx
Cr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ xx
วิธีประมาณการหนี้สงสัยจะสูญ มี 2 วิธี
1. ประมาณการจากยอดขาย
คิดเป็น % จากยอดขายเชื่อสุทธิ คำนวณได้เท่าไหร่นำไปบันทึกบัญชีได้เลย
ขายเชื่อสุทธิ = ขายเชื่อ - รับคืน (เงินเชื่อ) - ส่วนลดจ่าย
บัญชีหนี้สงสัยจะสูญ = จำนวนที่คำนวณได้
บัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ = ค่าเผื่อยกมาเดิม + หนี้สงสัยจะสูญที่คำนวณได้

2. ประมาณการจากยอดลูกหนี้
คิดเป็น % จากยอดลูกหนี้ปลายงวด คำนวณได้เท่าไหร่ ต้องนำไปเปรียบเทียบกับค่าเผื่อเดิม แล้วตั้งประมาณการ เพิ่มให้ได้เท่ากับที่คำนวณได้
ดังนั้น บัญชีหนี้สงสัยจะสูญ = ที่คำนวณได้ - ค่าเผื่อเดิม
บัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ = จำนวนที่คำนวณได้

7. ค่าเสื่อมราคา (Depreciation)
มูลค่าเสื่อมสภาพของสินทรัพย์ถาวร (ยกเว้นที่ดิน) ต้องปันส่วนเป็นค่าเสื่อมราคาอย่างมีระบบตลอดอายุการใช้งานที่ประมาณไว้ โดยปันส่วนเป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละงวดบัญชี
“ราคาทุนของสินทรัพย์” = จำนวนต้นทุนที่จ่ายไปเพื่อให้ได้มาซึ่งสินทรัพย์ ณ เวลาที่ซื้อสินทรัพย์ รวมถึงค่าใช้จ่ายอื่นใดที่ต้องจ่ายไปเพื่อให้สินทรัพย่นั้นอยู่ในสภาพพร้อมที่จะใช้งานได้ เช่น ค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง ค่าทดลองเครื่องจักร เป็นต้น
“อายุการใช้งาน” = ระยะเวลาที่คาดว่าจะใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์นั้นๆ
“ราคาซาก” = จำนวนเงินสุทธิซึ่งกิจการคารดว่าจะได้รับจากการขายส/ท เมื่อสิ้นสุดอายุการใช้งาน หลังจากหักค่าใช้จ่ายในการขายออกแล้ว
“ราคาตามบัญชี” = ราคาของสินทรัพย์ที่รับรู้ในงบดุลหลังจากหักค่าเสื่อม ราคาสะสม และค่าเผื่อการด้อยค่าของสินทรัพย์แล้ว
การคำนวณค่าเสื่อมราคา
การคำนวณค่าเสื่อมราคาสามารถคำนวณได้หลายวิธี คือ วิธีเส้นตรง วิธียอดคงเหลือลดลง วิธีจำนวนผลผลิต

วิธีเส้นตรง :
ค่าเสื่อมราคาจะแสดงยอดเท่ากันตลอดอายุการใช้งานของสิ้นทรัพย์นั้นๆ
ซึ่งคำนวณได้ดังนั้น
ค่าเสื่อมราคา ต่อปี = ราคาทุน-ราคาซาก /อายุการใช้งาน
หรือ ค่าเสื่อมราคาต่อปี = (ราคาทุน - ราคาซาก) x อัตราค่าเสื่อมราคา
อัตราค่าเสื่อมราคา = 100 /อายุการใช้งาน

การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับค่าเสื่อมราคา
Dr. ค่าเสื่อมราคา xx
Cr. ค่าเสื่อมราคาสะสม xx

- บัญชีค่าเสื่อมราคา (Depreciation) ถือเป็นค่าใช้จ่ายประจำงวด (หมวด 5) แสดงในงบกำไรขาดทุน
- บัญชีค่าเสื่อมราคาสะสม (Accumulated Depreciation) เป็นบัญชี ปรับมูลค่าสินทรัพย์ถาวร (หมวด 1 ยอดดุล Cr.) เพื่อให้สินทรัพย์แสดงยอดคงเหลือด้วย ราคาสุทธิ (Book Value)
การแสดงรายการในงบดุล
ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์
ที่ดิน xx
อาคาร xx
หัก : ค่าเสื่อมราคาสะสมอาคาร xx xx
อุปกรณ์สำนักงาน xx
หัก : ค่าเสื่อมราคาสะสมอุปกรณ์สำนักงาน xx xx xx
การจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร (ขาย)
ราคาขาย xx
หัก : ราคาตามบัญชี ของสินทรัพย์
ราคาทุน xx
หัก : ค่าเสื่อมราคา (นับจากวันซื้อ ถึงวันที่ขาย) xx xx
กำไร หรือขาดทุนจากการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร xx
การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร
1. บันทึกค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ส่วนที่ขาย (นับจากวันต้นงวดบัญชีปัจจุบัน
ถึงวันที่ขายสินทรัพย์)
Dr. ค่าเสื่อมราคา xx
Cr. ค่าเสื่อมราคาสะสม xx

2. บันทึกการขายสินทรัพย์
Dr. เงินสด xx
ค่าเสื่อมราคาสะสม xx
Cr. สินทรัพย์ถาวร xx
กำไรจากการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร (ผลต่าง) xx
กรณีขาย-ขาดทุน --> ผลต่างแสดงเป็น “ขาดทุนจากการจำหน่ายสินทรัพย์ ด้าน Dr.
การกลับรายการปรับปรุง
ณ วันต้นงวดบัญชี กิจการต้องบันทึกกลับด้านรายการปรับปรุงของงวดบัญชีก่อน เพื่อความสะดวกสำหรับการรับ-จ่ายเงินในงวดบัญชีใหม่ ได้โดยไม่ต้องคำนึงว่าจำนวนเงินที่รับมาหรือจ่ายไป จะบันทึกเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายของงวดปัจจุบันจำนวนเท่าใด
กิจการจะบันทึกกลับรายการปรับปรุง 4 ประเภทได้แก่
1. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
2. รายได้ค้างรับ
3. ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (กรณี ณ วันจ่ายเงินบันทึกไว้เป็นค่าใช้จ่าย)
4. รายได้รับล่วงหน้า (กรณี ณ วันที่รับเงิน บันทึกไว้เป็นรายได้)

ข้อผิดพลาดและการแก้ไขข้อผิดพลาด
ลักษณะของข้อผิดพลาด :

1. ข้อผิดพลาดที่มีผลต่องบดุล
เป็นข้อผิดพลาดที่ต้องได้รับการแก้ไข จึงจะถูกต้อง เช่นการกู้เงินจากธนาคาร แต่นำไปบันทึกในบัญชีเจ้าหนี้การค้า มีผลทำให้ยอดเจ้าหนี้เงินกู้ต่ำไป และยอดเจ้าหนี้การค้าสูงเกินไป

2. ข้อผิดพลาดที่มีผลต่องบกำไรขาดทุน
เป็นข้อผิดพลาดที่มีผลต่อการแสดงรายการบัญชี แต่ไม่มีผลต่อจำนวนกำไร (ขาดทุน) สุทธิประจำงวด เช่น บันทึกค่าไฟฟ้า เป็นค่าน้ำประปา หากพบข้อผิดพลาดก่อนปิดบัญชี ก็ควรแก้ไขให้ถูกต้อง แต่หากพบหลังจากที่ปิดบัญชีไปแล้ว จะไม่ต้องแก้ไขใดๆ ทั้งสิ้น เพราะบัญชีเหล่านี้ ต่างก็ถูกโอนปิดบัญชีไปเข้าบัญชีกำไรขาดทุนเช่นเดียวกัน
การแก้ไขข้อผิดพลาด : มีขั้นตอนดังนี้
1. พิจารณาว่า ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น เดิมเคยบัญชีบัญชีไว้อย่างไร
2. พิจารณาว่า บัญชีถูกต้องควรเป็นอย่างไร
3. บันทึกการแก้ไข โดยอาจทำได้ 2 วิธีคือ
3.1 ล้างบัญชีที่ผิดออก แล้วบันทึกบัญชีที่ถูกต้องลงไป
เช่น : กิจการซื้อวัสดุสำนักงาน 1,100 บาท แต่บันทึกเป็นซื้อสินค้า 1,700 บาท
การแก้ไข
Dr. เงินสด 1,700
Cr. ซื้อ 1,700
Dr. วัสดุสำนักงาน 1,100
Cr. เงินสด 1,100
3.2 บันทึกโดยพิจารณารายการที่ถูกและผิดควบคู่กันไป (Compound)
การแก้ไข

ความนำ
ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มได้ถูกทำมาใช้แทนภาษีการค้า ดังนั้นกิจการจึงไม่ต้องเสียภาษีการค้าอีกต่อไปซึ่งเดิมภาษีการค้าเป็นค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนของ ทรัพย์สินที่ซื้อมา แต่ภาษีมูลค่าเพิ่มซึ่งแยกออกเป็นภาษีซื้อและภาษีขายนั้นลักษณะบัญชีไม่ใช่ค่าใช้จ่ายเหมือนกับภาษีการค้า
ภาษีซื้อ คือ ภาษีที่กิจการต้องจ่ายให้กับผู้ขายเพื่อนำส่งกรมสรรพากรถือเป็นบัญชีทรัพย์สินหรือเครดิตเรียกคืนจากรมสรรพากรโดยบัญชีภาษีซื้อ จะอยู่ทางเดบิต
ภาษีขาย คือ เงินที่ผู้ขายเรียกเก็บจากผู้ซื้อ เพื่อนำส่งกรมสรรพากร จึงถือเป็นบัญชีหนี้สิน หรือภาระผูกพันที่กิจการต้องนำส่งภาษีนี้แก่ กรมสรรพากรบัญชีภาษีขายอยู่ทางด้านเครดิตแต่กฏหมายยินยอมให้นำภาษีกับภาษีขายมาหักกลบลบกันก่อนในแต่ละเดือนภาษีถ้ามีภาษีขายมากกว่าภาษีซื้อก็ต้องนำส่งภาษีขายส่วนที่เกินนี้แกรมสรรพากร ดังนั้นการบันทึกบัญชี ขึงปิดบัญชีผลต่างของภาษีซื้อและภาษีขาย ไปยังบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่ม และเจ้าหนี้กรมสรรพากรตามลำดับ แต่ถ้าภาษีขายน้อยกว่าภาษีซื้อ กิจการสามารถขอคืนจากรมสรรพากรหรือใช้สิทธิยกเลิก ไปหักกับภาษีขายที่ต้องนำส่งในเดือนภาษีถัดไปการบันทึกบัญชีก็จะโอนปิดบัญชีภาษีซื้อและภาษีขายไปเข้าบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มและบัญชีลูกหนี้กรมกรรพากรตามลำดับในแต่ละเดือนภาษี
ผลกระทบของภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ผลกระทบของภาษีมูลค่าเพิ่มต่อบัญชีสินทรัพย์
ภาษีมูลค่าเพิ่มที่จ่ายไปในการซื้อสินทรัพย์ หรือสร้างสินทรัพย์ไม่รวมเป็นต้นทุนของสินทรัพย์นั้น ให้บันทึกภาษีมูลค่าเพิ่มแยกมาเป็นภาษีซื้อและมีสิทธิขอคืนจากกรมสรรพากรหรือนำไปเครดิตหักภาษีขายได้ ดังกล่าวมาแล้ว ยกเว้นการซื้อรถยนต์ที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 คน ภาษีที่เสียจะขอคืนเป็นภาษีซื้อไม่ได้ ให้รวมภาษีซื้อเป็นต้นทุนของรถยนต์นั้น

- ผลกระทบของภาษีมูลค่าเพิ่มต่อค่าใช้จ่าย
ในการดำเนินกิจการมักมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นหลายประเภทด้วยกัน เช่น ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับทรัพย์สิน ค่าใช้จ่ายในการขายและการบริหาร ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ บางประเภทเมื่อจ่ายไปแล้วต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย และภาษีมูลค่าเพิ่มนั้นถือเป็นการเครดิตภาษีได้ แต่บางประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มที่เสียไปถือเป็นการเครดิตภาษีไม่ได้ แต่ให้ถือเป็นค่าใช้จ่ายนอกจากนั้นยังมีค่าใช้จ่าย บางประเภทที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเลย ดังนั้นจึงทำให้การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายแตกต่างกันไป จึงขอสรุปหลักเกณฑ์โดยย่อไว้ดังนี้
- ค่าใช้จ่าย ประเภทเงินเดือน ค่าจ้างแรงงาน จะไม่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เนื่องจากอยู่ในข้อยกเว้นของการให้บริการตามสัญญาจ้างแรงงาน- ค่าใช้จ่ายในการขนส่งในราชอาณาจักร และขนส่งระหว่างประเทศเฉพาะทางบกจะเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม- ค่าใช้จ่ายที่กฎหมายห้ามนำภาษีซื้อมาหักในการคำนวณภาษี เช่นรายจ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ รายจ่ายเพื่อการรับรอง เป็นต้น ภาษีมูลค่าเพิ่มจะรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายเหล่านั้น- ค่าใช้จ่ายที่จ่ายให้กับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแบบเต็มรูปแบบ 7% ภาษีมูลค่าเพิ่มที่เสียไปให้ถือเป็นเครดิตภาษีได้ ไม่ให้ถือเป็นค่าใช้จ่าย- ค่าใช้จ่ายที่จ่ายให้กับผู้ประกอบการที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ต้องเสียภาษี (ดูจากกิจการที่ได้รับการยกเว้นที่กล่าวมาแล้ว)

จากผลสรุปจะเห็นได้ว่า ค่าใช้จ่ายบางประเภทไม่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่บางประเภทต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มต้องแล้วว่าเป็นประเภทค่าใช้จ่าย ที่ได้รัยยกเว้นตามกฎหมายว่าด้วยกิจการที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือค่าใช้จ่ายบางรายการ เช่น ค่ารับรองเสียภาษีมูลค่าเพิ่มให้รวมอยู่ในบัญชี รับรอง จะแยกบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อเป็นเครดิตภาษีไม้ได้ ซึ่งเป็นเรื่องข้อยกเว้นทางกฎหมายดังกล่าวมาแล้วในตอนต้น ๆ
การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่ม การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสินค้าที่กิจการอยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งต้องมีการบันทึกภาษีซื้อภาษีขายด้วย การบันทึกบัญชีจะแยกให้เห็น 2 วิธี เช่นกันคือ

วิธีบันทึกตามระบบสินค้าต่อเนื่อง (Perpetual Inventory Method)
กิจการที่ใช้วิธีนี้สามารถทราบต้นทุนของสินค้าที่ขายได้ทุกครั้ง เนื่องจากได้บันทึกราคาทุนของสินค้าที่ซื้อ ตลอดจนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับต้นทุนสินค้า ไว้ในบัญชี สินค้าคงเหลือทั้งหมดและเมื่อขายสินค้าได้โอนบัญชีสินค้าไปบันทึกไว้ในบัญชีต้นทุนขาย เมื่อมีผลของภาษีมูลค่าเพิ่มเข้ามาเกี่ยวข้อง ก็จะมี การบันทึก ภาษีมูลค่าเพิ่ม บันทึกเป็นภาษีซื้อและภาษีขายแยกต่างหากจากบัญชีสินค้าวิธีนี้บัญชีสินค้าและบัญชีต้นทุนขายจะแสดงการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาที่มีการซื้อและขาย และจะแสดงอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไปตลอดเวลาเวลาจึงจะสะดวกที่จะปิดบัญชีจัดทำงบการเงินได้ทุกเดือน

วิธีบันทึกสินค้าคงเหลือสิ้นงวด (Periodic Inventory Method)
วิธีนี้เหมาะกับกิจการที่ขายสินค้าหลายประเภท สินค้าแต่ละชนิดราคาต้นทุนไม่สูงนัก ข้อมูลในการซื้อสินค้าตามวิธีนี้จะบันทึกในบัญชีซื้อ ค่าขนส่งเข้าส่งคืน ส่วนลดรับแยกจากกัน วิธีนี้ไม่มีการบันทึกต้นทุนของสินค้าที่ขายเหมือนวิธีสินค้าต่อเนื่องดังนั้นเมื่อมีการขายสินค้าจึงไม่มีการลดยอดบัญชีสินค้าคงเหลือโอนเข้าบัญชีต้นทุนขายในระหว่างงวด จะต้องรอจนถึงวันสิ้นงวดบัญชีจึงทำการตรวจนับสินค้าคงเหลือในมือและคำนวณมูลค่าสินค้าที่คงเหลือเมื่อสิ้นงวด จะเป็นส่วนที่ขายไป ถ้ากิจการปิดบัญชีทุกเดือนเพื่ออกงบการเงินย่อมไม่สะดวก เนื่องจากต้องตรวจนับสินค้าคงเหลือทุกเดือน จึงจะทราบยอดสินค้าคงเหลือและต้นทุนขายได้ดังที่กล่าวมาแล้วในเรื่องซื้อขายสินค้า ในที่นี้จะแสดงบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวกับการซื้อขายสินค้าใน การบันทึกบัญชีของทั้ง 2 วิธีด้วย

การบันทึกบัญชีระบบภาษีมูลค่าเพิ่มกรณีที่เป็นกิจการขนาดเล็ก ถ้ากิจการที่ผู้ประกอบการดำเนินงานอยู่เป็นขนาดเล็กมีพนักงานลงบัญชีไม่มากนัก สามารถปรับระบบบัญชีที่มีอยู่เดิมให้สอดคล้องกับการบันทึกบัญชีที่เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มได้ โดยใช้สมุดรายวัน 3 เล่ม ดังนี้

- สมุดเงินสดจ่ายและรายวันซื้ออยู่ในเล่มเดียวกัน- สมุดเงินสดรับและรายวันขายอยู่ในเล่มเดียวกัน- สมุดรายวันทั่วไป
ในกิจการนี้กิจการสามารถปรับปรุงสมุดเงินสดจ่ายและรายวันซื้อ ให้มีช่องรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มขึ้นอีก 1 ช่อง สำหรับบันทึกภาษีซื้อที่เกิดขึ้น และในทำนองเดียวกันในสมุดเงินสดรับ และรายวันขาย เพิ่มช่องรายงานภาษีขายเพื่อใช้บันทึกภาษีขายที่เกิดขึ้นนอกจากนั้นช่องที่เพิ่มเหล่านี้ยังสามารถ ใช้เป็นรายงานภาษีซื้อและภาษีขายตามข้อกำหนดของกฎหมายเกี่ยวกับรายงานที่ต้องจัดทำในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มได้อีกด้วย บัญชีภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นบัญชีชั่วคราว อาจจะไม่เปิดบัญชีนี้ก็ได้ แต่โอนเข้าบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้กรมสรรพากรเลยโดยปกติภาษีมูลค่าเพิ่มมักจะติดยอดเครดิตคือกิจการส่วนใหญ่มีภาษีขายมากกว่าภาษีซื้อเจ้าของกิจการจะต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มที่เป็นภาษีขายให้แก่กรมสรรพากร บัญชีภาษีมูลค่าเพิ่ม จะเป็นบัญชีหนี้สิน เลขที่บัญชีหมวด 2 แต่บางกิจการมีภาษีซื้อมากกว่าคือ จะมีภาษีขอคืนจากกรมสรรพากรบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มจะมียอดด้านเดบิต เป็นบัญชีลูกหนี้เลขที่บัญชีจะเป็นหมวด 1
กรณีเป็นกิจการขนาดใหญ่ หรือ กิจการแยกแผนกบัญชีเป็นฝ่ายต่าง ๆ ถ้าธุรกิจที่ผู้ประกอบการดำเนินงานอยู่เป็นขนาดใหญ่ แผนกบัญชีมีการทำงานแยกเป็นฝ่ายต่าง ๆ เช่น ฝ่ายรับเงิน,จ่ายเงิน ฯลฯ และมีจำนวนพนักงานบัญชีหลายคน เมื่อกิจการเข้าสู่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มแบบเต็มรูป กิจการจำเป็นต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อและภาษีขายแยกต่างหากเพราะต้องการให้ภาษีซื้อที่มีอยู่ในสมุดเงินสดจ่ายและสมุดรายวันซื้อได้รวมอยู่ในที่เดียวกันทั้งนี้เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดเรื่องการจัดทำรายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขายตามข้อกำหนดเรื่องการจัดทำรายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขาย ตามข้อกำหนดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องการให้จัดเรียงลำดับรายการภาษีซื้อและภาษีขายทั้งหมดตามลำดัยวันที่ที่เกิดรายการดังนั้นสมุดรายวันขั้นต้นที่ใช้จึงแยกจากกัน คือ
- สมุดเงินสดรับ หรือสมุดรายวันรับเงิน- สมุดเงินสดจ่าย หรือสมุดรายวันจ่ายเงิน- สมุดรายวันซื้อ- สมุดรายวันขาย- สมุดรายวันทั่วไป- สมุดรายวันรับคืน- สมุดรายวันส่งคืน

เมื่อแยกสมุดรายวันขั้นต้นออกจากกัน รายการบันทึกบัญชีแต่ละรายการก็จะแยกกันเป็นรายการเกี่ยวกับการรับจ่ายเงินสดจะบันทึกในสมุดเงินสดรับและจ่าย แต่ถ้าเป็นการซื้อหรือขายเป็นเงินเชื่อก็จะบันทึกในสมุดรายวันซื้อหรือขาย ส่วนบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มก็จะปรากฎอยู่ในสมุดขั้นต้น แต่ละเล่มซึ่งจะบันทึกเมื่อเกี่ยวข้องกับรายการนั้น ๆ ส่วนรายการอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับเงินสดและการซื้อขายเชื่อก็จะบันทึกอยู่ในสมุดรายวันทั่วไป
แหล่งที่มา :